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员工改善提案系统的运作
发布时间:2019-09-08

  设计并执行一个员工改善提案流程很简单,但是使其有效运作起来并长期坚持下去却是另外一回事儿。
  很多企业的改善提案系统,要么流程过长审批过多,要么表单复杂不易操作,要么标准过高激励不足,导致员工不愿意提出建议,使改善提案系统流于形式,食之无味弃之可惜。因此,企业在设计改善提案系统流程时,必须尽可能多地征求基层的意见,尤其是一线员工和班组长的意见,使设计的流程简单、易操作、易管理,确保员工有改善建议并且愿意提出来谁提改善提案?谁实施改善提案?
  一个改善提案,只有在实施改善并产生效果之后才能对员工进行相应的奖励。在企业的生产管理单元中,最基层的一线操作人员95%以上的时间都是在按标准作业进行紧张的操作,剩余5%是休息时间,他们有时间发现需要改善的地方,但是却没有时间对自己提出的提案实施改善,因此问题就变成了:当改善提案系统正式建立并开始运转后,谁来组织资源并实施改善提案?
  答案是车间的管理人员,也就是车间主管(经理)和小组长。原因有两个:
  一是他们有时间,在基层班组长、车间主管(经理)一天的工作时间中,分别有80%、50%的时间在按照自己的标准作业进行管理,他们可以分配足够的时间来实施改善提案,这其中就包括一线操作人员通过改善提案系统提出来的改善意见;
  二是他们能够有效组织和协调相关资源来实施改善提案,班组长可以通过班前会来分配合适的人员实施改善,或者向车间主管寻求资源支持,而车间主管则可以在更大的范围内来组织资源实施一线操作员提出的改善提案。
  如何让员工愿意提出改善提案?
  最好的方法就是把改善提案张贴出来,将提案运作的流程进行可视化。当对改善提案进行可视化并及时进行跟踪时,人们对承诺和实际表现出的责任感就会增加,因为这种可视化的方式将改善提案运作的流程从“听”的概念转变为看到的东西,可以为员工带来主人翁的感觉和自豪感,从而鼓励人们提出更多的提案。在传统的改善提案系统中,员工的意见通常得不到倾听,更别说目视化出来了,这也导致了员工有好的改善建议但是却不愿意提。
  那么,如何进行有效的可视化呢?我们可以采用以下这些方法:
一是鼓励人们提出简明、易于展示的改善提案。将提案写在卡片或便签纸上,内容不要多,更不要复杂,确保简单明了,易于展示,并且能够快速移动。
  二是改善提案要亲笔书写,并以原始的形式进行保存和管理,不要电子化。当提案卡上保留着提案人的笔迹、签名时,他们会更有主人翁意识,而计算机产生的电子化提案会让人感到生疏,特别是对那些不经常使用计算机的人来说更是如此。因为如果员工的改善提案以电子化的形式保存在计算机中,那么提案就会变成“你的”,但如果是我手写的,那么提案就是“我的”。不过对于那些已完成、具有代表性并且需要展示的优秀提案,我们可以建立设计统一的标准模板进行电子化并展示,不过这些工作不应该由一线操作工去完成,而是由班组长或车间主管进行。
  三是为改善提案在流程中的传递建立一种可视化的方式。即从上交改善提案,到对提案进行筛选,或者采纳,或者拒绝,到积极实施这些改善,再到完成实施,对整个过程进行可视化。
  改善提案如何实现目视化运作?
本文以第二部分的“改善提案意见板”为案例,介绍改善提案目视化运作的步骤:
  第一步:员工填写提案卡片(或者即时贴),然后将其张贴在“改善提案”栏中;
  第二步:主管或小组长每周2次或更加频繁地审查最近提交的改善提案,根据情况将他们移动到“待办提案”中或者拒绝它们。不过拒绝的时候需要在提案背面注明拒绝原因,并且与提案者讨论拒绝的原因。拒绝的原因通常是由于职责范围(这件事应该有其他部门来做)、对企业没有意义或者违背精益原则等;
  第三步:主管和小组长将提案从“待办提案”栏移动到“正在实施”栏,并指派他人执行这些提案,并将任务分派情况记录在卡片上,任务通常指派给主管或小组长。正在执行的提案数量根据一周内能够完成的天数量来决定。在改善提案向前推进的过程中,执行者要简要地在卡片背面记录计划和行动。
  第四步:经理、主管、小组长需要每周至少审查一次新提交的提案,找出超出主管和小组长掌握资源或能力范围的提案,分配给特定的人去处理。
  第五步:当一个改善提案完成实施后,将卡片移动到“已完成”栏,并更新已完成的提案标签。
  第六步:小组长每周2次在每天的班前会上汇报改善提案的实施状态,祝贺那些改善提案获得实施的人,并评估已经移动到“正在实施”栏中的提案。
  第七步:对于那些达到某一水平的优秀提案,要及时组织进行奖励,既要奖励提案者,又要奖励实施并完成改善的人或小组,同时要注意奖励的分配要合理。
  第八步:对于优秀改善提案或有推广价值的提案,要进行展示并推广,实现提案价值的最大化。通过这些措施我们会发现,如果员工们认为他们能够影响周围的环境并得到认可,那么这种激励就足以促使改善提案流程得到持续健康运行,鼓励基层员工更有意愿、更多地提出改善提案。
  就这样,随着改善提案卡片在意见板各栏目间的移动和已实施提案的标签数量不断增加,再固执的员工也无法继续坚持这样的观点,即“管理人员从来不听我们的”。把这些员工带到意见板前,让他们看看这些卡片的移动,指出已实施提案的数量,这些提案都是由提案人手写在卡片上的,并告诉他们,改善提案的大门对他们也是敞开的。